SparkWiSe förklarar hur du designar din egen dashboard

”Din alldeles egna dashboard väntar precis bakom hörnet. I ett program du garanterat använder dagligen.”

Din första dashboard

Låt oss inte hålla dig på halster längre än nödvändigt. Vi pratar om Microsoft Excel. I detta fantastiska program som stått sig som marknadsledande under flera årtionden när det gäller dataanalys kan man enkelt skapa en dashboard. För vad är en dashboard egentligen? Jo, det är egentligen inget annat än en vy som på ett visuellt sätt, med hjälp av mätare, diagram och grafer visar en statusrapport utifrån din data.

Ta nu en excelfil med någon för dig relevant data. Börja experimentera med de olika diagrammen. Testa att ändra datan och se vilket genomslag det får på dina grafer. Det finns någonting som heter villkorsstyrd formatering i Excel. Använd det för att sätta olika färger på din data beroende på vilka villkor datan uppfyller. Redan där har du en dashboard.

Problemet med Excel

Ett av de stora problemen med Excel som verktyg för dashboards stavas tillgänglighet. En dashboard ska förmodligen kunna användas av mer än en person. Ofta är det en person som är ansvarig för att ta fram tekniken bakom dashboarden men helt andra människor som använder den. Det är här molntjänsterna kommer in i bilden. Excel kan bli väldigt jobbigt att arbeta med i team. Filen måste delas med andra och gör någon ändringar i den så påverkar det alla, osv. Nya versioner blandas med gamla. Det blir rörigt helt enkelt.

Med en molntjänst slipper man det. Dashboarden blir tillgänglig för alla och man kan enkelt har olika rättigheter att göra ändringar. Det vanliga är att administratören gör ändringar och att de som ska ta del av datan har läsrättigheter till filen.

Det var först i samband med molntjänsternas genomslag, även kallat SaaS, Software as a Service, som dashboards slog igenom på allvar.

Viktigt att tänka på

Innan du investerar i ditt första molmbaserade verktyg för data analys och dasbhboards bör du ställa dig följande frågor:

1. Vad har jag för data idag?
2. Vad är det för frågor jag vill ha svar på?
3. Vad är mina KPI:er?
4. Kan min data ge svar på mina frågor?

Använd sedan detta som utgångspunkt när du scannar marknaden efter lösningar. En viktig sak att titta på är de befintliga lösningar man har idag. Många leverantörer erbjuder dataanalys och dashboards som ett tillägg till sina tjänster. Kanske behöver ni inte investera i ett helt nytt system utan bara se vad som går att göra genom att uppgradera ert befintliga.

Ett exempel från en kund vi arbetade med inom transportsektorn kommer väl till pass här. Företaget, som var ett åkeri, hade fordonsdatorer installerade i alla sina bilar. Dessa datorer mätte allt från kör- och vilotider för föraren till bränsleförbrukning på bilen. Företaget hade nyligen skickat alla sina förare på utbildning i hur man kör mer ekonomiskt. Hur man bromsar mer effektivt, hur mycket tomgångskörning man har, osv.

Företaget hade identifierat bränsleförbrukningen som en av deras KPI:er. Men bränsleförbrukningen i sig säger väldigt lite om hur företaget presterar. Får man fler körningar så ökar ju förbrukningen, och detta är ju något positivt. Istället lät man leverantören av fordonsdatorerna sammanställa datan på varje förare och ge honom en poäng från 1-100 baserat på hans körsätt.

Alltså inte bara förbrukningen. Utan hur mycket han använder bromsarna, etc. Sedan lät man leverantören ta fram en dashboard som visuellt presenterade förarens prestanda enbart för honom. Man hade också en publik dashboard på kontoret som visade topp 5 bland förarna. Dessutom hade man en dashboard för företagsledningen där man tittade på hur förbrukningen för företaget såg ut med hänsyn till hur mycket last man hade, osv.

Detta gjorde att alla hade sina personliga dashboards och såg det som var relevant för dom. Det är exakt så här man ska använda den här tekniken. I fikarummet såg förarna vilka som låg på topp 5 och visste att dessa förare skulle få en liten bonus nästa månad.

Används dashboards på rätt sätt kan det inte bara hjälpa till att fatta bra beslut. Det kan även ändra på destruktiva beteenden och främja miljön.

Tips om att utforma dashboards

Ett mycket viktigt tips vid framställande av dashboards för anställda är att ha en testgrupp först där man testar verktyget på. Det är inte någon bra idé att bara köra ut första bästa graf eller diagram, då man inte har hur många chanser som helst att fånga de anställdas uppmärksamhet. När man väl lanserar lösningen internt så vill man att datan ska vara relevant och lättförståelig. Det finns många historier om företag som haft rätt intentioner gällande visuella verktyg så som dashboards men där man inte sett det från personalens perspektiv. Det är lätt att man själv är så inne i all data och förstår precis allt gällande nyckeltal och KPI:er.

De anställdas verklighet är en helt annan. Medan du sitter på kontoret och analyserar finansiell data så sitter dom till exempel och kör lastbil. Det finns en begränsning gällande vad en förare kan ta in gällande den här datan. Men att göra den visuell är definitivt ett steg i rätt riktning. Presentera datan som tabeller och du tappar garanterat bort dom direkt. En mätare med färger kan de flesta människor ta in. Men som sagt, se till att den visar relevant data och data som personen kan relatera till i sin vardag.